検認時の対応:説明の技術

検認が来ると、日本商工会議所や税関から問い合わせが来ます。

その際の回答を手伝うことが多いのですが、皆さんどの様な回答書を用意していますか。

一番感じる疑問は、「相手が分かるように正しく情報を伝達しているか。」ですね。検認での最初の問い合わせは「原産かどうかを示してください」になります。

企業側は輸出した産品の原産性を立証する必要があるのですが、その説明がわかりにくいことが大変多いですし、また、趣旨からずれる回答を記載されているケースが多くあります。

事実のみを簡素に伝えましょう。初期は過剰な情報も必要ありません。QC工程図など企業内部の人は分かるかもしれないが、初見の人が見て分からないものは分かるように加工(改変ではない)して示すべきでしょう。

相手を納得させる技術は本来生きていく際に必要だと思います。家庭でも、友人関係でも。相手が分かるか、という観点で提出資料を眺めてください。

私は長い期間コンサルタントなので、徹底的に鍛えられてきました。いきなり素晴らしい説明は難しいのかもしれませんが、「相手はこの回答書をどの様に見るだろうか」を考えつつ、書類を作成しましょう。

このスキルは他の場面にも有効ですよ。

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